Aktenzeichen

Als Aktenzeichen wird die Signatur einer Akte bezeichnet, also eines oder mehrerer Schriftstücke. Ein Aktenzeichen wird jedoch nicht nur von Behörden vergeben, auch Banken und anderer Kreditinstitute, aber auch Dienstleister wie die Reuschling & Weis GmbH vergeben Aktenzeichen an ihre Kunden. Aktenzeichen dienen zum einen dazu, dass der einzelne Kunde besser dem jeweiligen Vorgang zugeordnet und Anfragen schneller und präziser bearbeitet werden können.  Hat nun ein Kunde eine Frage, sei es bei einer Behörde, einer Bank oder auch bei der Reuschling & Weis GmbH, so sollte er das jeweilige Aktenzeichen immer angeben. Auch bei Zahlungen ist das Aktenzeichen immer im Verwendungszweck der  Überweisung mit anzugeben.  Das jeweilige Feld für den Verwendungszweck ist sowohl beim Onlinebanking als auch bei den klassischen Überweisungsträgern vorhanden. So kann die Zahlung auch wirklich dem jeweiligen Kunden zugeordnet werden.

Gerade im Bereich von Baufinanzierungen oder der Finanzierung von Immobilienkäufen kommt es vor, dass der eigentliche Kredit in verschiedene kleinere Kredite aufgeteilt wird. Zwar legt das kreditgebende Institut hier dann auch verschiedene Konten an, sodass jeder Kredit seine eigene Nummer hat, doch gilt dann eben auch jede dieser Kontonummern für sich in diesem Fall als Aktenzeichen.  In den jeweiligen Kreditverträgen wird dann auch diese Kontonummer als Aktenzeichen für Rückfragen und dergleichen angegeben.  Hat nun ein Kunde eine Frage zu einem bestimmten Vorgang, so sollte er sein Aktenzeichen in jedem Fall immer parat haben.

Ein Aktenzeichen besteht in den meisten Fällen aus einer Kombination von Zahlen und Buchstaben.  Gerade in den Bereichen Steuern und Anwälte wird das Aktenzeichen meist noch mit dem Kürzel des jeweiligen Sachbearbeiters beziehungsweise Anwalts versehen. So kann intern dann auch die Post schneller zugeteilt werden.  Ähnlich schaut es auch bei polizeilichen Vorgängen aus. Hier wird auch jeder Fall mit einem eigenen Aktenzeichen versehen. In der heutigen Zeit gibt es eigentlich kaum noch einen Bereich, in dem nicht mit Aktenzeichen gearbeitet wird. Angefangen von sämtlichen Behörden über Dienstleister wie beispielsweise die Reuschling & Weis GmbH bis hin zu Banken, Inkassounternehmen und auch Versicherungen.  Vor allem im elektronischen Zeitalter erleichtern Aktenzeichen die Bearbeitung von Vorgängen und Anfragen enorm, sodass hier davon ausgegangen werden kann, dass der Kunde auch eine zeitnahe Antwort bekommt. Vor allem bei einer telefonischen Kontaktaufnahme dient das Aktenzeichen der Telefonzentrale dazu, schnell den entsprechenden Sachbearbeiter zu finden und den Kunden durchstellen zu können.

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